網路報名表單 告訴報名者錄取公告
2018/9/25      電子商務時報     點擊查看記者所有文章

記者/陳緯倫

關於網路報名表單的注意事項,我今年已經寫了三篇略述表單製作其實大有學問。但很可惜多半的人的想法,認為「不過就是一份(表單)問卷嗎?」若從技術來說,目前Google表單確實解決許多問題,除了問題的選項(單選、多選、量表)、圖片、影片,連檔案(作為附檔)都能上傳了!更何況還有一堆外掛,可以自動傳回副本,可以倒數計時關表單,可以計算資料筆數。所以技術面,從來都不是問題癥結。

重點是你要怎麼用這個工具來收集填表者的資料,還有你要讓填表者如何追蹤這份報名的後續情況,是否填表成功了?是否錄取了?很多主辦方只記得收集報名資料,順利且正確拿到報名資料,卻忘記站在填表者的角度,回顧這些報名流程。

最近填了一份表單,我到後來才發現一件事情:我到底要在何處查詢我是否錄取?因為主辦方將錄取公告網址,寫在表單送出之後的收件頁!而當下我忘記複製錄取公告的網址,所以我如果要在尋找錄取網址,只能再填寫一次嗎?

所以我常說,表單第一頁就是說明頁,要寫清楚所有的遊戲規則(若有更詳盡的說明,務必附網址連結),以及聯絡方式(聯絡人姓名、電話、email),以及錄取公告方式、日期,以及關表單的時間(已額滿或已到截止日期)。

大部分主辦方只記得遊戲規則,後面的聯絡方式、錄取公告、報名截止,因為跟主辦方收集個資較無關係,所以很常就忘了寫。所以報名若出了疑慮,報名者都常就直接殺到粉絲頁去詢問,也造成者主辦方的困難。

另外,主辦方最好也在報名的時候告知錄取條件,寫越清楚越好,否則讓一堆人報名,事後爭執錄取誰、不錄取脽,又造成解釋上的麻煩。你一定會反問我,「我要錄取誰是我的事情,為什麼要告訴你錄取條件?」如果你是私人舉辦自營自銷,我當然無權置喙;但如今一堆主辦單位,拿國家補助,我當然有權詢問主辦方怎麼使用納稅人的錢啊!

所以我通常也建議,為避免爭執,請主辦方將錄取條件寫清楚,限制年齡、學歷、經歷、職稱等等等等條件,如果符合資格多餘錄取額,就以報名時間,先搶先贏。

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