再談網路報名表 錄取名單公布時間很重要
2018/2/15      電子商務時報     點擊查看記者所有文章

記者/陳緯倫

之前曾寫過兩篇有關網路報名表的文章,提醒辦活動的人,務必注意幾項報名流程,以免屆時出包,引來無數報名者的抗議。唯網友來信表示,遇過更離譜的報名表單,因此我再提醒如下。

許多活動負責人往往忘記註明錄取方式,也就是錄取者到底是先搶先贏,還是有審核機制。如果有審核機制,那到底如何才符合資格,也必須事先說明清楚。最常見的資格要求包括年齡(成年)、性別(有專為男或女限定)、專長(以專長換取食宿)、學歷(專為不同年級限定)、職業(如教師限定),報名者先依資格篩選一番,然後報名順序決定錄取。這一切都是為了避免被譏為黑箱作業。

再來是「時間」的問題。許多報名表只注意到活動開始、結束時間與整個活動流程,但忘記報名開始與截止時間,以及資格審核錄取時間。我曾看過很瞎的報名表,活動單位於清晨六點臉書公佈一個小時後開放報名表單,先搶先贏。我不太確定有誰會在清晨六點看臉書,然後無意間看到這個活動,又接著很快在七點鐘一到立刻填寫資料。但我只有黑箱的感覺。

如果是拿公家的錢,請不要有這種快閃情形,因為這都有圖利他人之譏。也就是事先告訴某些人,然後他們會在那個冷門時間點填寫報名表。開放表單時間請務必與(社群網站)宣告時間隔幾個工作日。還有報名截止時間也務必交代清楚,否則很多人到截止後都還在填寫表單。是的,都報名截止了,活動單位忘記關表單。

為什麼要註明錄取名單公布預定時間呢?許多報名並非先搶先贏,也並非填了就等同錄取,但審核時間漫長,在遙遙無期的公布名單之前,報名者如果同時段還有其他活動可參加,你要她怎麼做抉擇?錄取名單也請盡早公布,我看許多表單都是活動前一週已Email通知錄取。真的沒有人喜歡在七天前才知道七天後可不可以參加這個活動。而更瞎的是,只通知錄取者,那沒錄取的人怎麼知道他究竟是沒錄取,還是沒收到錄取通知信!

我通常建議,錄取時間要說明,錄取名單更要「盡早」公布於官方網站、社群網站,千萬不要只以私信或於傳訊軟體(如Line)個別通知「錄取者」,因為公開才不會有黑箱!!!然後為了個人隱私,建議不要公布名字以外的資料,比如工作單位。至於是否公開全名,還是以○隱藏中間名字,這都可以再討論。

這些錄取與否的細節看是簡單規劃,但你我可能常常忽略,然後報名表上線之後,再等著被人打電話或寫信詢問(有的表單連聯絡人方式都沒提供啊),然後被客訴。