再談活動表單設計 你的網路表單合格嗎
2018/1/23      電子商務時報     點擊查看記者所有文章

記者/陳緯倫

之前我曾對網路活動報名表單的規劃,提出一些潛在的錯誤設計。這邊我繼續談一些沒人會注意、但可能會造成誤會的情形。

一般來說,為了便於傳閱,表單通常不會設「閱讀權限」,因此表單網址可以盡情散播轉傳,任何人都有機會看到活動表單,然後報名。一些經驗老到的舉辦人自然會設定報名者身份限制,以免來者不拒,但有時,舉辦人以為這只是一個群組內的小活動,只在「群組」發布報名網址,以為看到的人只有群組內的人,根本沒想到群組內的人會轉傳網址給群組外的親友,於是造成報名大爆滿。

如果你是拿「公家經費」辦活動給群組內的人,但群組外的人也一樣符合資格,身為主辦人豈不非常為難?最後名額若全給群組內的人,事後再怎麼解釋,都只給人黑箱作業的感覺。所以我常常建議,身份限制不只年齡、性別、學經歷、職位等等,更要標示「群組」。

有一些舉辦人將活動內容寫在官網或社群,最後附上報名表單,但表單只有資料填空,完全沒有活動簡介。如果舉辦人不願再將冗長的活動內容複製於表單,我會建議表單內一定要有活動內容該網頁的網址,並請報名者務必詳閱,避免人人都去報名了,然後又為了身份不合格與主辦單位吵架。

還有一種很妙的表單。一個活動可能有承辦、主辦、協辦、贊助、場地出借等等單位。請務必記得一件事:一個活動只能有一份報名表單。我曾遇過,場地出借單位為了廣為宣傳活動,未經主辦單位同意自行開了一份表單,但該表單只問是否參加,並未載明報名期限,造成我在主辦方截止期限後還順利報名了,這時主辦方必須被迫讓我參加。

順便一提,報名人數已達上限或截止日,請務必關閉表單,同時註明關閉理由。就算表單內已註明人數或期限也一樣,否則表單不關,你就有藉機搜集個資之嫌。

很多事情在網路發達之前都不太會發生,但現在人手一支手機,上網填寫資料並非難事。在重視個人資料與權利的今日,你開了怎樣合格的表單呢?

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